使う時の周りの状況は大丈夫！？Web会議を使う際に気をつけたいこと

昨今のコロナ禍もあって、テレワークなどリモートに切り替えて、ちょっとした打ち合わせやウェビナーに参加するために、zoomといったWeb会議システムをパソコンやスマホで使われる方は多いと思います。

このzoomに例えるなら、仕事で利用しているパソコン・スマホにアプリケーションの導入とカメラ・スピーカーの設定が支障なく行えれば、電話と同じような感覚でどこからでもオンラインコミュニケーションが行えるため大変便利です。

Web会議の特長の一つはこの、「どこでも使える」ことにあると思います。

この記事のチェックポイント

• Web会議を使う時は周りの状況に注意を配る必要がある
• イヤホン・ヘッドセットは自分の声量が把握しづらいので注意
• 公衆フリーWiFiのセキュリティ面に注意
• コロナ禍後はWeb会議とテレビ会議の組み合わせが幅広い用途で使える！

どこでも使える反面、話している内容が他人に聞かれる危険性も…

一方で、周りに知らない人が居れば、話しの内容をその人に聞かれる危険性があります。
自宅で使うのであればまだ、周りに人が居たとしても家族くらいかと思いますが、カフェやコワーキングスペースとなると、周りにいる人は他人であることが多いです。

Web会議は打ち合わせや商談など聞かれたくない内容が多い

電話の場合も他人が周りにいる環境で使うことは多いですが、話す内容によって場所を変えたり、声のトーンを落としたりと、周りに気をつけた行動を取ることが多いと思います。
（稀に結構な大声で重要そうなことを話している方も見かけますが…）

しかし、仕事でWeb会議システムを使うほとんどの場合は、仕事に関する打ち合わせや商談であって、他人に聞かれたり漏れてしまってはマズい内容が多いのではないでしょうか。うっかり機密性の高い情報や見積り金額など…、誰が聞いているか分からないにもかかわらず、大声で漏らしている危険性は、大問題に発展しかねません。

イヤホン・ヘッドセットは自分の声のボリュームが把握しづらい

気づかれている方もいるかもしれませんが、イヤホンやヘッドセットを耳に装着していると、意外と自分の出している声の大きさが把握しづらく、気付けば結構なボリュームになっていることがあります。
（筆者は結構そんな感じで、同僚に指摘されて気づきます）

かと言って、イヤホンやヘッドセットを外して使うと、それこそ外にダダ漏れで対策としては話しになりません…。片耳だけイヤホン作戦ならまだ、ボリュームコントロールはできますが、今度は周りの音がもう片方の耳から入ってくるので、打ち合わせ相手の声が聞こえづらくなり、集中もしにくくなるためこの案も得策とは言えないでしょう。

問われるセキュリティ意識、機密情報は思わぬカタチで漏れる…かも

社外でWeb会議を行う際は、こういった周辺の状況を考慮した使い方がセキュリティ面でも重要です。機密情報の漏洩は、よく言うハッキングといったトラブルに限りません。自らの声であっさりと漏洩してしまう危険性もあるのです。

社外でWeb会議を行う場合はやはり、周辺に他人が居ないか、聞かれないか、あるいは聞かれないように機密性の高いフレーズを伏せるか…といった、セキュリティ意識はかなり重要になってきます。カフェは自社の会議室ではありませんので…。

公衆WiFi（フリーWiFi）の利用も注意が必要

昨今は大変便利な世の中になり、先程のカフェやコンビニ、公共の場所にフリーで使えるWiFiが飛んでいることが多いです。インターネットを利用する上で便利ですが、一方で通信が暗号化されていないフリーWiFiは、通信内容が傍受される（盗聴・のぞき見）される危険性を指摘されています。

悪意ある人物から、大切なWeb会議の内容がフリーWiFiを介してのぞき見されている…という可能性も否定できないのです。社外でWeb会議を使う際は、このような危険性・セキュリティに十分配慮しておく必要があります。

セキュリティで安全な会議は会議室で…

コロナ禍の中、非接触対策で自社への出勤は非常に重要であります。しかし、コロナ禍が去った後で考えとして、セキュリティ面でより安心なのはやはり、いつも利用している自社のネットワーク、そして自社の会議室でしょう。

テレワークという働き方がある一方、コロナ禍が去った後、いつの日か社にも人が戻ってきます。その時に、会議室や自席でリモートの打ち合わせ・商談を行う際に、安心して使える据え置き型の会議専用機も選択肢としてオススメです。

Web会議と専用機によるテレビ会議の組み合わせ利用は、コロナ禍～コロナ禍後のオンラインコミュニケーション手段として、より幅広く使えると思います。