テレビ会議システムの利用用途は「会議」だけじゃない！テレビ会議専用機の可能性

新型コロナウィルスが流行するまでは、「テレビ会議システム=会議を開くためのもの」と考える人が多い傾向がありました。しかし、大人数で集まり活動することが難しくなったコロナ禍において、テレビ会議は「遠く離れた場所にいる相手とコミュニケーションが取れるツール」として認識されつつあります。これを受けて、テレビ会議システムはさまざまなシーンで活躍するようになりました。ここではテレビ会議の活用例を紹介します。

WEB会議と混同していませんか？テレビ会議の基礎知識

会議利用に留まらないテレビ会議の可能性に言及する前に、テレビ会議とはなにかをおさらいしておきましょう。テレビ会議とは、モニターやカメラなどの専用機器を使い、離れた場所にいる相手と会議ができるシステムのことです。スマートフォンアプリやWEBブラウザを活用して行う「WEB会議」と合わせ、「オンライン会議」と呼ばれることもあります。

テレビ会議とWEB会議の主な違い

テレビ会議とWEB会議は、リモートが拡がるビジネスシーンでおおいに活躍していますが、この二つにはさまざまな違いがあります。
数ある違いのなかでも特筆すべきは安定性です。会議を開くための専用端末ではないスマートフォンやパソコンを使うWEB会議は、使用する端末のスペックや通信環境に左右されるため、遅延などのトラブルが起きやすい傾向があります。一方、テレビ会議では専用機器を使って会議を開くため安定性が高く、動画や音声が乱れたり遅延が起きたりする可能性が低いのです。このような特徴からテレビ会議は、遅延や音声の乱れが起きると都合が悪い重要な意思決定をともなう会議で活躍しています。

会議以外のテレビ会議システムの活用例

リモートが拡がるビジネスシーンにおいては、テレビ会議システムの可能性も拡がっています。会議利用に留まらないテレビ会議の活用例としてよく挙げられるのが「オンライン面接」です。新卒採用にオンライン面接を導入すれば、学生を面接会場に呼び寄せる必要がなくなります。そのため、移動にかかる費用や時間によって応募を躊躇っていた学生からの応募増加が期待できます。ひいては、遠隔に住む優秀な学生の採用にも繋がるでしょう。配属面談であれば、本社以外の拠点から遠隔で面談可能になるため、移動時間やコストの削減が期待できます。

テレビ会議の活用例「オンライン研修」

また、オンライン研修もテレビ会議の活用例の一つです。オンライン研修のメリットは、場所や講師のスケジュールに左右されずに開催できることです。受講者も遠方からわざわざ出向かずとも研修に参加できるので、移動や宿泊にかかるコストを削減できます。また、受講者間での理解度のばらつきが抑えられたり、従来型の研修とくらべて質問しやすかったりすることもオンライン研修のメリットです。

社内イベントにテレビ会議システムを活用

さらには、周年記念式典や納会などの社内イベント時にもテレビ会議システムは活躍します。特定の場所に設置するのが前提のテレビ会議システムは、広範囲を撮影できるのが特徴です。そのためテレビ会議は、最大でも20人程度しか参加できないWEB会議と違い、大人数が参加するイベントでも活用されるのです。テレビ会議を使ったイベントとなら、本社だけでなく支社に勤める社員とも同じ時間を共有できるので、会社全体の士気高揚にも繋がるでしょう。

株主総会のような失敗できないイベントにもテレビ会議はおすすめ

加えて、テレビ会議システムは株主総会でも活用可能です。テレビ会議を導入して株主総会を開催すれば、新型コロナウィルスの感染リスクを低減するとともに、多くの株主に開かれた総会であることを広くアピールできるでしょう。しかし、テレビ会議システムを使って株主総会を開催する際には注意点もあります。それは、テレビ会議のみで行う完全バーチャルでの株主総会開催は難しいということです。

なぜなら、2020年12月現在の会社法では、株主総会を行う場所が定まっていないと、正式な株主総会として認められない可能性があるからです。テレビ会議システムを使って株主総会を開く場合には、従来型の株主総会にプラスアルファでテレビ会議を導入する「ハイブリッド型バーチャル株主総会」の開催が適しています。

リモート接客や常時接続、広い活用の幅

この他にも、窓口業務の負担軽減に繋がる「リモート接客」や、LoopGateにも搭載されている常時接続機能により、密度の高いコミュニケーションが実現する「海外拠点や遠隔拠点とのやり取り」など、テレビ会議システムは数多くのビジネスシーンでその存在感を発揮しています。

LoopGateでテレビ会議のメリットを享受しませんか？

テレビ会議はWEB会議とくらべて安定性が高いため、重要度の高い会議で活躍してきました。しかし、リモート業務の増加を背景にオンラインで行う研修や面接、それから社内イベントや株主総会などでもテレビ会議が使われるようになりました。テレビ会議の活用は、ウィルス感染のリスク軽減だけでなく、コスト削減などさまざまなメリットが期待できます。LoopGateには会議以外での活用に必要な機能も揃っているので、LoopGateを活用してテレビ会議のメリットをビジネスに生かしてください。