テレビ会議の導入！アフターコロナの働き方はどう変化する？

新型コロナウィルスの感染拡大によって極力密な接触を控えることが推奨され、働き方にも大きな影響が及びました。今まではマイノリティと考えられていた在宅勤務が望まれる業務体制になり、日本の各企業にとっては急速な「働き方改革」を迫られる形となりました。

この状況下で感染防止対策のひとつとして、遠隔コミュニケーションツールとして専用機を用いたテレビ会議や主にパソコンを用いるWeb会議は新しい働き方との親和性が非常に高く導入を急ぐ企業が増えています。

新型コロナウィルスがもたらした、働き方や生活様式の変化

遠隔コミュニケーションが当たり前に

感染防止策として人同士の接触を避けて遠隔コミュニケーションを行うシーンは当たり前のように目にします。それは働き方にも反映され、遠隔で業務連携を行うテレビ会議やWeb会議の仕組み導入は業務遂行するために必要不可欠なものとなっています。

テレワークとの親和性が高い企業では、緊急事態宣言が解除された後でも在宅勤務を継続している企業も少なくありません。

導入を余儀なくされ働き方が変化

これまで日本では、現場に直接赴く働き方が標準スタイルのようなイメージでした。しかし、感染防止対策として外出自粛が要請されると、企業はテレビ会議やWeb会議などを利用したテレワークなど、遠隔コミュニケーションを導入することが余儀なくされ、日本の業務様相は一変しました。

新しい働き方への気づきへ

働き方の変化に伴い実践することで、在宅勤務の生産性が再確認されるようになり、所によっては生産性が向上しているという声も挙がるようになり、これまではフリーランスの方などが主であった在宅勤務という新しい働き方のメリットに注目が集まることになりました。

担当業務によっては在宅や事務所以外の場所で業務が行えることが見えてきて、様々な気づきをもたらしています。

感染防止だけではない！テレワークのメリット

感染防止以外にもテレワークのメリットがあります。自宅勤務という性質から、通勤手当などのコストを削減できるほか、育児や介護に携わる社員の雇用が継続できます。さらに、テレビ会話という間接的なコミュニケーションになるため、物理的なハラスメントの防止にもつながります。

「働き方改革」への多大な貢献も見逃せない

働き方改革とは、待遇改善や多様な働き方の実現を目指し、労働力や生産性の向上を図るという政府の重要政策です。テレワークの台頭によって「社外での勤務」という選択肢が増えたことから、働き方の多様性を広げることに一役買っており、テレワーク導入で働き方改革を成し遂げた企業も存在します。

働き方改革におけるWEB会議の役割とは？

働き方改革が求められる現代において、WEB会議はその推進に欠かせないツールとなっています。特に、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を実現するためには、効果的なコミュニケーション手段が必要です。その中でWEB会議は、リモートワークを支える重要な役割を果たしています。

まず、時間の効率化が挙げられます。従来の対面会議では、参加者が一堂に会するために移動時間が発生していましたが、WEB会議を導入することで移動が不要になります。この結果、従業員はその時間を他の業務に充てることができ、全体の業務効率が向上します。また、会議の開始時間が正確になり、スケジュールの管理もしやすくなるのです。

次に、コスト削減という側面も重要です。移動費や出張費が大幅に削減されることで、企業にとって経済的な負担が軽減されます。同時に、リモートワークを可能にすることで、オフィススペースや設備にかかるコストも見直すことができます。特に多拠点展開している企業では、拠点間のコミュニケーションをWEB会議でカバーすることで、さらなるコスト効果を生むことが期待されます。

さらに、コミュニケーションの円滑化もWEB会議の大きなメリットです。音声や画面共有、リアルタイムの資料共有機能を活用することで、対面会議に近い感覚で情報を伝え合うことができます。特に、従業員が分散している場合でも、全員が同じ情報をタイムリーに受け取れるため、意思決定のスピードが向上します。

最後に、WEB会議は多様な働き方の実現をサポートします。例えば、育児や介護を行う従業員でも、自宅で業務を継続できる環境が整うため、社員の満足度やエンゲージメントが高まります。また、地域を超えた人材採用が可能になり、多様性を重視した働き方改革が進みます。

このように、WEB会議は「時間効率化」「コスト削減」「円滑なコミュニケーション」「多様な働き方の実現」といった面で、働き方改革を支える強力なツールです。企業が持続可能な成長を目指す上で、WEB会議の導入は必要不可欠な施策といえるでしょう。

WEB会議の導入で得られるメリット

WEB会議を導入することで、企業はさまざまなメリットを享受できます。以下はその中でも特に重要なポイントです。

1.時間の効率化

WEB会議は移動時間を削減し、必要な時間だけ会議を実施できるため、効率的なスケジュール管理が可能になります。特に、複数拠点を持つ企業にとっては大きな利点です。

2.コスト削減

出張や交通費が不要になることで、企業の経費を大幅に削減できます。また、オフィススペースの最適化にもつながるため、全体の運用コストを見直す機会を提供します。

3.コミュニケーションの円滑化

音声や画面共有、チャット機能など、リアルタイムで情報共有が可能なため、意思決定が迅速になります。特に、分散チームの連携においてその効果は顕著です。

4.多様な働き方の実現

リモートワーク環境を整えることで、従業員が育児や介護と仕事を両立しやすくなります。また、地域や国を超えた採用が可能になる点も大きなメリットです。

5.環境負荷の軽減

移動が減ることで、二酸化炭素の排出を抑え、企業の環境への配慮を示す取り組みとなります。脱炭素社会の推進に寄与する点も見逃せません。

WEB会議は、時間とコストを最適化し、従業員満足度を高めるとともに、企業の持続可能な成長を支える強力なツールです。

変化の過程で問題や課題もある

今までの日本は出勤して働く会社勤務が主流であり、コロナショック前までテレワークの導入率は20％にも満たない状況でした。急な働き方の変化に追いつけない企業は多く、テレワークの普及には様々な問題を解決する必要があります。

セキュリティ面の管理体制が整っていない

テレワークに適応できない一番の原因が、セキュリティ性の確保です。自宅勤務という形式上から社外へ情報を持ち出すことになる上、オンラインという空間はハッキングなどの恐れがあり、機密性の保持ができないなどの欠点があります。

業務体制の変化によるストレス悪化の危険

新しい勤務形態にストレスを溜める人も少なくなく、直接的なコミュニケーションが取れないことで心身を病んでしまう人もいます。コンディションの低下は連携の乱れや生産率の悪化を招くため、テレワークに適応するまでのストレス対策が必要です。

新しい業務体制の整備とサポートの充実化が必要

テレワークの適応化には、業務形態の見直しを始めとした労働環境の整備が必要になりますが、労務管理の変更には大幅なコストがかかります。助成金やツールの開発など、テレワーク導入を支援するサポートの充実化も急がなくてはなりません。

今後、ますます変化していく

今は急な働き方の変化に追いつけず、課題のクリアに難渋している状況ですが、新型コロナウィルスがもたらした災厄は、働き方の選択肢が少なかった日本にとって、働き方の変化を促すひとつの機会となり、それに伴って体制づくりも進んでいくと思われます。