お隣オフィス 金融機関への導入事例 「拠点間 常時接続システムの導入で見えたチームワークの強化とBCP対策への活用」

この度は、全国展開されている金融機関様へ、拠点間の常時接続システム 「お隣オフィス」を導入させていただきました。（※諸事情により名称を伏せさせていただきます）

今回の導入事例は、東京と大阪のオフィスを常時接続し、日常的な業務コミュニケーションの円滑化だけでなく、「デュアルオペレーション性」を導入し、業務継続計画の一環として災害時にも業務を継続できる体制（BCP対策）の構築としてもご活用されています。

リモートワークの制度化、RPA導入で進む業務効率化の取り組み

コロナ禍を機にリモートワークや在宅勤務を制度化し、RPAの導入で業務の効率化が徐々に進んでいます。現段階では、特定の業務領域に限定した使用の状況ですが、DX推進による業務効率化の取り組みは確実に進んでいます。

さらには、ChatGPTをはじめとしたAIの活用も視野に入れ、例えば音声データから文字起こし、会話形式に整理するような業務の効率化にも将来性を感じており、業務の流れで使えるポイントを模索しつつ、導入も進めている段階です。

お隣オフィスで東京・大阪を常時接続する目的は…

業務継続体制（BCP対策）のため

拠点間を常時接続しようとした理由は、東京と大阪の拠点をつなぎ、連携力を高めることを第一の目的としておりますが、もう一つの活用方針があります。
それが「デュアルオペレーション」です。

東京と大阪の事務部門で「デュアルオペレーション」を導入し、業務継続計画の一環として災害時にも業務を継続できる体制（BCP対策）を構築しています。画面を通じた常時接続システムにより、物理的な距離を超えた緊密なコミュニケーションと業務の効率化で、チームワークの向上が促進されていますが、有事の際にも業務が継続できる体制としても活きてきます。

チームメンバーが拠点の垣根を超えて問題解決に対応できるように

離れたチームメンバーとのコミュニケーションは、基本的には電話による個と個のやり取りに終始していました。そのため情報の齟齬や認識違いが起こりやすい状況だったと思います。
しかし、拠点間をリモート常時接続することで、拠点の垣根を超えて、トラブル発生時の早期発見や新メンバーの迅速な認識に役立っています。物理的な距離を超えた緊密な連携ができるので、問題解決への迅速な対応は業務進行の重要なポイントとなっています。

最も良い効果は、関わりの無いメンバーもトラブル解決に参加できる空気が作れたことです。環境ではなく、空気（雰囲気）づくりが大切だということに気づきました。

リモート常時接続を行っている上でのエピソード

そうですね。どちらかの地点で、あるメンバーの席に人が集まっている時、やはり何かしらのトラブルが発生して話し合っているという空気が、常時接続なら判るのです。だから、「何かトラブルが起きた？」って他の地点にこちらから声を掛けることができますので、拠点の括りなく皆でトラブルの対処について知恵を出したり、過去の事案による解決策を提案したりができます。

先にも述べたトラブルの早期発見や早期解決の綿密な連携と迅速対応に、確実に活きていると感じます。

映像を通じたコミュニケーションは、表情や身振りから相手の感情や印象を直接感じ取り、相互理解を深める上で有効です。画面越しに相手が見られるので、自然とコミュニケーションを交わすきっかけを作り出しています。

お隣オフィスのデモンストレーションが環境構築の参考に

最初は、「お隣オフィス」を使った拠点間のリモート常時接続のイメージが持てていませんでした。
そこで、実機のデモを見せてもらうことで、使用感のイメージが掴めました。

ギンガシステムさんのオフィスと、持ち込まれた実機を繋いで、声を掛け合ったり、映像や音声の感じを実際に見ることができたのは、導入する上で非常に参考になり、その時見ていた他のメンバーも、面白さを感じ取ってくれていました。

導入する際に懸念であった「監視感」も、一部の方は最初少し抵抗感があったようですが、そのうちコミュニケーションのためと理解されたことと、慣れによって自然に扱うようになりました。まるで風景のようになっていますね。

トラブルやサポートの窓口もあって安心

納品時、万一、機器や通信回線に何かあった場合でも、状況の確認や対処方法を検討できるサポート体制があり、ギンガシステムさんの社内で対応されているので、電話もすぐにつながることが安心です。

最後に、今後の計画などがあればお教えください

まだまだ活用はこれからという感じですが、リモート常時接続をしていれば、新人スタッフも離れた相手とコミュニケーションが取りやすいので、特に新人教育に活用したいですね。東京と大阪の拠点間で新人教育に差が出ないようにしたいと考えています。

拠点間のコミュニケーションによる連携だけでなく、有事のBCP対策としての体制づくりにも組み込んでいただき、その活用幅を拡げていただいている点は、お隣オフィスの活用方法の一つでございます。

この度は、貴重なお話・ご意見を沢山いただき、誠にありがとうございました。

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