【LoopGate オンプレミス導入事例】閉域網環境での活用を進める、静岡県庁の非接触コミュニケーション運用― コロナ禍対応から平常時の活用にも発展

地方自治体では、情報セキュリティを最優先としたネットワーク環境のもとで業務が行われており、外部サービスの利用には厳しい制約があります。LGWAN環境を前提とした業務運用が求められる中、執務室間の連携や迅速な意思疎通をどのように行うかは、日常業務における重要な論点となっていました。
このような条件のもと、静岡県庁では、LGWAN環境下でも利用可能なLoopGate／お隣オフィスを導入し、執務室同士を常時接続する運用と、必要に応じたテレビ会議の併用を進めています。セキュリティ要件を維持したまま、日常的な情報共有と会議の両立を図る取り組みが行われています。

静岡県庁が抱えていた課題

LGWAN環境下での業務を前提とした情報共有の制約

地方自治体の業務は、LGWANを中心とした閉域ネットワーク環境で行われており、外部サービスの利用には制約があります。静岡県庁においても、ZoomやMicrosoft Teamsといった一般的なWeb会議サービスは、LGWAN環境を前提とした業務の中では運用が難しく、日常的な利用には至っていませんでした。

既設のLGWAN環境を変更せずに導入できる仕組みが求められていた

LGWAN環境を前提とした業務システムがすでに構築・運用されている状況で、新たな仕組みを導入する際は、既設のネットワーク構成や設定を大きく変更しないことが前提条件となっていました。

また、部局単位での業務運用が中心となる中で、専任のシステム担当者が常駐していない体制での導入・運用も想定する必要がありました。そのため、新たにサーバーを設置したり、複雑なネットワーク設計や設定変更を伴う仕組みは、現実的な選択肢になりにくい状況でした。

LGWAN環境というセキュリティ要件を維持しながら、既存環境に手を加えることなく導入でき、日常業務の中で無理なく運用できる仕組みであることが、重要な検討条件となっていました。

コロナ禍において求められた情報共有の即時性

特にコロナ禍当時は、感染状況や対応方針に関する情報を即時に共有し、関係者間で状況認識を揃えることが業務上の重要な前提となっていました。健康福祉部感染症対策課では、限られた時間の中で判断や調整を行う場面が多く、情報交換の即時性が業務進行に直結していました。

Web会議ツールでは常時接続の運用が難しい状況

一方で、ZoomやMicrosoft Teamsはピンポイントのミーティング用途として利用される場面はあったものの、個人利用にとどまり、部局や執務室間を常時つなぐといった運用には適していませんでした。気密性の高い情報を扱う業務では、LGWAN環境を前提としたセキュリティ要件を満たすことが難しく、利用範囲が限定されていました。

また、会議のたびに接続準備が必要となるため、即時の確認や日常的な情報共有を目的とした利用には手間がかかるという課題もありました。このため、即時性とセキュリティの両立を前提とし、常時接続で利用できる仕組みが求められていました。

LoopGate／お隣オフィスが静岡県庁をどのようにサポートしているか

LGWAN環境に既設構成を変更せず導入できるサーバーレス構成

静岡県庁への導入では、LGWAN環境下において、サーバーの追加設置や既設ネットワーク設定の変更を行わない、LoopGateの2台構成によるサーバーレス方式が採用されています。既存の環境設定を変更することなく、閉域網にそのまま納入・稼働させる構成となっています。

この方式により、LGWAN環境という前提条件を維持したまま、新たなサーバー構築や複雑なネットワーク設計を行う必要がありません。専任のシステム担当者が常駐していない体制においても、導入時・運用時の負担を増やすことなく、セキュアなコミュニケーション環境が構築されています。

執務室全体を映す常時接続と、会議利用への切り替え

日常の業務では、執務室同士を常時接続し、執務室全体の様子が映る形で利用されています。一方、会議として利用する際には、接続を切り替えることなく、カメラの向きを会議テーブル側に向けることで、そのまま会議利用へ移行する運用が行われています。

カメラ設置の工夫によるシームレスな運用

カメラは筒状のソケットに設置されており、必要に応じて簡単に向きを変えられるよう工夫されています。このため、常時接続から会議利用へ切り替える際にも、切断や再接続といった操作を行う必要がありません。常時接続と会議利用をシームレスに行き来できる点が、日常業務の中で使い続けられている前提となっています。

また、常時接続による利用に加え、必要に応じてテレビ会議として活用するなど、用途に応じた使い分けも行われています。日常的な情報共有は常時接続で行い、関係者が多い場合や資料共有が必要な場面では会議として利用するなど、二軸での運用が行われています。

LoopGate／お隣オフィスが静岡県庁にもたらした変化

情報共有が「会議前提」から「その場で確認」へと変化

執務室同士を常時接続する運用が進んだことで、庁内の情報共有は、会議を設定して行うものから、必要なタイミングでそのまま確認するものへと変化しています。業務の合間に相手の状況を確認し、その流れで会話を始められるため、情報交換のために時間を確保する前提が置かれなくなっています。

即時性を前提とした業務進行が可能な状態に

健康福祉部感染症対策課では、状況の変化に応じた即時の確認や調整が日常的に発生します。常時接続された環境の中で、執務室同士がつながっている状態が保たれることで、情報共有のスピードを業務進行の前提として組み込めるようになっています。

常時接続と会議利用を切り替えずに行える運用

また、常時接続を基本としながら、必要に応じて会議利用へと切り替える運用が行われており、用途ごとにツールや接続方法を切り替える必要がありません。庁内の業務連携は、単発の会議に依存せず、連続性を持った形で行われる状態が続いています。

コロナ禍対応から平常時業務への定着

コロナ禍をきっかけに導入された取り組みではありますが、現在も平常時の業務の中で利用が継続されています。感染症対応に限らず、庁内の情報共有や調整業務を支える仕組みとして、日常業務に組み込まれています。

LoopGate／お隣オフィスならではの価値

LGWAN環境を前提とした日常業務の連携基盤としての適合性

静岡県庁の事例において、LoopGate／お隣オフィスは、単なる会議ツールではなく、LGWAN環境を前提とした日常業務の連携基盤として位置づけられています。外部サービスへの接続やネットワーク構成の変更を行うことなく、閉域環境のまま利用できる点が、自治体業務の前提条件に合致していました。

必要な場面で常時接続を会議利用へ切り替え

執務室同士を常時接続する運用を前提として設計されているため、会議のたびに接続準備を行う必要がありません。日常的な情報共有は常時接続で行い、必要な場面ではそのまま会議利用へと切り替えることができます。常時接続と会議利用を分断せずに扱える点が、即時性を求められる業務に適していました。

今後の展望

庁内他部門への拡大に期待

健康福祉部感染症対策課での活用を通じて、LGWAN環境下における常時接続型のコミュニケーション運用が、日常業務の中で成立することが確認されています。現在は平常時の業務においても、執務室間の情報共有や調整を支える手段として利用が続いています。

今後は、感染症対応に限らず、庁内の他部局や業務内容に応じて、常時接続と会議利用を組み合わせた運用のあり方を検討していく考えです。LGWANという前提条件を維持したまま、業務の即時性や連携をどのように高めていくかが、引き続き重要なテーマとなっています。

自治体業務におけるセキュリティ要件と業務運用の両立を前提としながら、庁内コミュニケーションの在り方を見直していく中で、LoopGate／お隣オフィスの活用も一つの選択肢として位置づけられています。

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