リモートコミュニケーション活性化のカギ！テレビ会議の常時接続は業務効率アップに最適なツール

コロナ禍により、接触を避けるためにテレビ会議・Web会議といったリモートツールを取り入れる方も増えたことで、ビジネスシーンも大きく変化しました。

リモートツールは単なる非接触対策ではなく、ビジネス効率を高める大変有効な手段ではあるのですが、その一方で、コミュニケーションが希薄になるといった課題も浮き彫りにしました。一見、リモートのおかげでコミュニケーションは頻繁になるかと思われましたが、直接的なコミュニケーション機会が減ったことで、孤立化が進んだのです。

リモートで希薄になった関係性を補填する手段とは？

弊社でも、リモートで希薄になった人同士のコミュニケーションを取り戻すにはどうするか？という課題を持つ企業様からご相談をいただく機会が非常に多くなりました。

その解決方法はさまざまですが、やはり「リモート」の良いところを見出して、それを活用し尽くすことです。
具体的には、リモートコミュニケーションを活性化させるために、例えば離れたオフィス同士や、テレワーク中のスタッフをテレビ会議で常時接続してしまうことも、手段の一つです。

常時接続は監視のイメージだがそんなことは全く無い！

しかし、常時接続は互いを監視しているイメージがあって、萎縮して逆に業務に集中できないのでは？お互いが見えていることにメリットなんてあるの？といった、懐疑的なご意見をいただくこともあります。

そのようなイメージを持たれる方も一定数おられますが、常時接続は双方向でコミュニケーションできるもので、まるで隣の部屋につながって居るような状態が作れますので、実際に導入すると監視というイメージは全く無いと、導入された方は口々にそうおっしゃいます。

テレビ会議を常時接続するメリットは？

常時接続の最大のメリットは、リモートでありながら心の距離を埋められることにあります。通常、テレビ会議やWeb会議はミーティングが終わったら切断する使い方が当たり前ですが、常時接続はそもそもリモートでつないだ状態を保つため、コミュニケーションの切れ間（のようなイメージ）がそもそもありません。

リモートコミュニケーションの概念を変える常時接続

また、従来Web会議は相手と時間を調整することで同じ時間に接続し合いますが、常時接続にはその概念は無く、最初の段階から接続状態にあるため、画面上に映し出される相手の様子を見てコンタクトを取ることができます。

つまり、リモートでありながらリアルの状況と行動がそこまで変わらないのです。これはリモートコミュニケーションを活性化ツールの使い方と言えると思います。

モチベーションの向上に最適な常時接続

常時接続を行うことで、お互いの顔が見えるいつでも見えるわけですから、コミュニケーションが活性化することでモチベーションの向上にもつながるでしょう。

リモートの課題であった、「相手の様子が見えない」「見えないから不安・孤独感が出る」「孤独なので疎外感が生まれる」といったことの解消へと結び付けられます。

このようなリモートコミュニケーションは、常時接続によって相手の状況が見えてなければ実現することができませんし、お互いに声を掛け合える関係は、双方のモチベーション向上に役立ちます。

常時接続の活用事例

導入事例：スタッフ同士の刺激が緊張感に

常時接続を導入されている大阪府に本社を置く中央建物株式会社様は、

「弊社では拠点間の連携といった意図もありますが、スタッフ同士がお互いに刺激を与えて緊張感を持つという意図もあります。」
「テレビ会議の常時接続によってお互いが「見られている」という状況は、監視カメラで映していることと似ているかもしれませんが、そういった監視という一方的で威圧的な感覚はありません。」
「お互いが見えているし、いつでも話しかけられる状況なので、安心感もあるし良い緊張感を生み出して、良い刺激にもなっています。」

と、おっしゃられています。

連携の取りやすさでプロジェクト進行を円滑化

常時接続によって社内の連携を深める事が出来れば、

• プロジェクトの練度が高くなる
• より高い水準で成功を納められる
• 人間関係で感じるストレスを軽減できる

といった効果が期待されます。社内のプロジェクトは、さまざまな役割のスタッフが集って進行されているだけに、スタッフ間の連携は成否に直結する重要なものです。

そのためにも、常時接続によって日頃からコミュニケーションを取る事が出来ていれば、特に強い連携が要求されるプロジェクトチームのコミュニケーション不足解消と、モチベーションの向上につながっていきます。

導入事例：ホウレンソウといったコミュニケーションが直ぐに図れる！

実際、本社を愛知県に置く株式会社H4様は、常時接続を導入する事によって、

「常時接続してよかったことは、ちょっとした相談ごともテレビ会議システムさえあれば即座に「ホウレンソウ」ができるということです。」
「今までは電話（声）やメッセージアプリ（文字）を使って連絡を取り合っていましたが、常時接続をすることで、資料を見せながら解説ができて情報が早く正確に伝わります。」
「決裁が必要な案件も、LoopGateを通してプレゼンすることで、意思決定を速めることができました。」

という手ごたえを感じられています。

移動コストを削減！常時接続ならいつでもコミュニケーションできる！

常時接続はまだネガティブな印象を持たれている方もいらっしゃいますが、実は移動時間・交通費の削減、コミュニケーション不足の解消といった面で本当に大きな役割を果たしてくれています。

ちなみに常時接続を導入された会社に、導入に至った経緯をお聞きすると、

「離れた事務所間を疎遠にならないようにしたかった、また移動時間がもったいないと感じていた」
「年間1500万円近くかかっていた移動・宿泊費を削減したかった」
「コロナ禍もあり、毎月の定例会を開催するために導入。会社単位で感染症対策をしたかった」
「デモ機を体験して目から鱗だった、窓の向こうに人がいる感覚でコミュニケーションが取れると感じた」

といったご意見を頂いております。

とはいえ、実際に体験してみない事には分からない部分も沢山あると思いますので、少しでも興味を持たれましたら、無料トライアルで常時接続をご体感いただけますので、お気軽にお問い合わせください！